Cómo evitar las pérdidas de información en mi laboratorio.

¿Cuántas veces has perdido la billetera? O ¿cuántas veces te has visto afectado por el extravío de algún documento importante?, ahora imagina el impacto que tiene la pérdida de información en una empresa.

Supongamos que el archivero dónde guardas todas tus carpetas se inunda de agua después de una lluvia o que la computadora dónde guardas tu información un día deje de funcionar, son problemas o riesgos que las empresas corren todos los días y que están latentes. 

Lo mismo puede sucederle a tu laboratorio, piensa en la cantidad de información con la que te relaciones todos los días, desde hojas impresas, documentos de Word, hojas de Excel, notas comprobantes de pagos, archivos PDF entre muchos más, resguardar y gestionar toda esta información resulta una tarea difícil si no se cuentan con las herramientas necesarias.

Para evitar pérdidas de documentos o archivos que son de gran relevancia para tu laboratorio tenemos las siguientes recomendaciones:

  • Usa dispositivos de almacenamiento: ya sea una memoria USB o un CD, estos puedes ser herramientas útiles cuando se trata de almacenar información, pero ¡ojo!, las personas o colaboradores que tengan en su posesión estos dispositivos tienen que ser personas confiables para tu laboratorio.
  • Uso contraseñas y usuarios: para esto te recomendamos crear usuarios con sus respectivas contraseñas para mantener a salvo el acceso a la información, teniendo así un mayor control de quienes acceden a cierta información. Con respecto a las contraseñas puedes hacer uso de una mezcla de caracteres, mayúsculas, números y letras, para que esta manera no sea una contraseña fácil de jaquear. Como parte importante del respaldo de información te recomendamos crear accesos restringidos, en el que permitas a ciertos usuarios tener acceso a la información.
  • Respalda tu información: existen diversas plataformas para respaldar tu información, la nube es un claro ejemplo de esta, ya que, en caso de que el computador dónde se encuentra almacenada tu base de datos se dañe, tienes la opción de acceder a la nube y tener un respaldo.

Como adicional te sugerimos que el respaldo de tu información sea una tarea rutinaria, es decir que sea una actividad que se haga de forma periódica, ya sea semanal o mensual. De esta manera en caso de tener que recuperar la información obtendrás la más actualizada, la que se ha respaldado en la semana o mes anterior. Existen diversas formas de resguardar la información, pero la gran mayoría no te aseguran que esta se mantenga segura para esto te recomendamos la instalación y uso de algún software administrativo para tu laboratorio, el cual tenga como característica principal una base de datos con la capacidad de almacenar y resguardar información, pero que al mismo tiempo sea rápida y tenga velocidad al momento de requerir o solicitar la información que requieres.

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